Bạn có gặp khó khăn trong công tác quản lý văn thư? Văn phòng bạn có đang tốn nhiều diện tích trong việc lưu trữ giấy tờ? Bạn đang chi trả rất nhiều tiền nhân viên cho việc quản lý tài liệu văn bản? Việc tìm kiếm, truy lục các tài liệu cũ có dễ dàng, nhanh chóng ? Với vô vàn các khuyết điểm của phương pháp quản lý tài liệu văn bản của kiểu truyền thống như thế thì việc sử dụng các ứng dụng công nghệ hiện đại tiên tiến để thay thế thì hoàn toàn cần thiết.
Văn bản, tài liệu là một loại tài Sản có giá trị như các loại tài sản khác của doanh nghiệp, có tác động trực tiếp phục vụ cho hoạt động quản lý và sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì thế việc quản lý và bảo vệ văn bản tài liệu một cách phù hợp, khoa học là rất quan trọng, nhằm làm căn cứ, làm cơ sở cho việc theo dõi, sửa chữa, chỉ đạo hoạt động sản xuất - kinh doanh sao cho đúng với kế hoạch, mục đích đã đề ra.
Đối với các doanh nghiệp nhỏ, số lượng giấy tờ còn ít thì có thể quản lý tài liệu văn bản bởi con người với giấy tờ hay các bảng excel đơn giản. Nhưng điều này hoàn toàn không thể đối với một doanh nghiệp lớn, một thư viện hay một công ty hành chính nhà nước, khi ngày ngày có hàng chục, hàng trăm bản công văn, văn bản, hợp đồng… được ban hành. Chính vì thế rất cần một phần mềm quản lý tài liệu văn bản tổng hợp hết cho doanh nghiệp.
Nếu như công ty dùng phần mềm quản lý tài liệu văn bản, thì sẽ giảm rất nhiều chi phí quản lý thông tin, cải thiện hiệu suất làm việc, giảm bớt không gian lưu trữ, hạn chế tối đa khả năng bị mất thông tin, tiết kiệm giấy, chi phí in, gửi nhận, giảm bớt thời gian tìm kiếm tài liệu… và hướng tới văn phòng không giấy tờ.
Phần mềm quản lý tài liệu văn bản của Vương Thành cung cấp các đặc trưng sau:
- Giao diện web cho phép truy cập mọi lúc, mọi nơi.
- Có khả năng tự động co giãn kích thước màn hình giao diện ứng dụng theo kích thước màn hình của các thiết bị với kỹ thuật Responsive web design.
- Không cần phải cài đặt, thiết lập phần mềm quản lý tài liệu văn bản trên từng máy người sử dụng.
- Thiết lập và quản lý cơ cấu tổ chức đa cấp và thông tin nhân viên với giao diện đơn giản, bắt mắt, dễ nhìn.
- Hỗ trợ tiếp nhận và đưa thông tin vào hệ thống với nhiều dạng thức như scan tài liệu giấy, email, fax, web site và ứng dụng khác thông qua web service.
- Cung cấp đầy đủ tất cả thành phần và chức năng cần phải có của một hệ thống quản lý tài liệu & nội dung - Enterprise Content Management (ECM) và các chức năng social như Thích, Từ khóa, Trao đổi ý kiến (Likes, Tags, Comments)
- Thiết lập siêu dữ liệu (metadata) cho từng loại nội dung theo nhu cầu.
- Đảm bảo mức độ bảo mật, an toàn cho hệ thống.
- Hỗ trợ song ngữ Anh – Việt.
- Tích hợp các ứng dụng của Microsoft vào trong phần mềm.
- Tự động chuyển đổi tài liệu dạng Word thành dạng web, tự động hình thành các web site công bố văn bản cực kỳ đơn giản và hiệu quả.
- Có thể nâng cấp lên app mobile
KẾT LUẬN
Với đội ngũ kỹ sư trẻ, nhiệt tình luôn sẵn sàng giải quyết nhanh chóng các vấn đề của người sử dụng, Vương Thành luôn nỗ lực thực hiện sứ mệnh mang đến những trải nghiệm kinh doanh đơn giản và toàn diện nhất trong cộng đồng doanh nghiệp.Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn phát triển phần mềm quản lý tài liệu văn bản nhiệt tình, miễn phí.
